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Transformação digital no setor financeiro – o arquivo eletrónico

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio proceder à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Na prática, todas as entidades – onde se incluem as entidades do sector financeiro – que utilizem programas informáticos de faturação estão obrigadas a verificar a sua conformidade com a lista elaborada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (“AT”). Em consonância e como forma de facilitar a adaptação dos agentes económicos, a AT é obrigada a disponibilizar gratuitamente uma aplicação de faturação que cumpra os requisitos legais.

Através de incentivos para a adoção de sistemas de faturação eletrónica e de aquivo eletrónico, o referido diploma veio criar condições para a desmaterialização de documentos. Um dos objetivos centrais é a redução de custos com o cumprimento das obrigações fiscais, bem como o desenvolvimento tecnológico das funções financeiras das empresas, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização.

Com a adoção das novas regras pretende-se, não só permitir a desmaterialização de documentos, mas também combater a fraude e evasão fiscais – através da introdução de mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos.

De entre as regras estipuladas por este regime, destacam-se o prazo geral de 10 anos para a manutenção do arquivo eletrónico dos documentos, possibilitando prazos especiais dependendo de determinados eventos; o acesso controlado aos dados garantindo que a documentação permita a sua correta interpretação; e as regras de localização física do arquivo eletrónico.

Assim, as entidades do setor financeiro deverão preservar a documentação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo, promover controlos de integridade e garantir a abrangência dos dados que sejam necessários à reconstituição e verificação integral da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes, permitindo a consulta pela AT.

Em matéria de localização, o arquivo, independentemente do formato em que o mesmo se apresente, deve permanecer em território nacional (no caso de arquivo em formato papel) ou, pelo menos, dentro da União Europeia (no caso do arquivo em suporte eletrónico). A título excecional, pode, mediante solicitação prévia à AT, ser autorizado o arquivamento das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes fora do território da União Europeia.

Sendo uma imposição legal a cumprir já a partir deste ano, as entidades do setor financeiro colocam-se, assim, perante mais um novo desafio, enquadrado como mais uma das frentes do percurso em direção à transformação digital.

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