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Processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes – Desburocratização, Desmaterialização, Disrupção e Desafios

No passado dia 13 de dezembro de 2018 foi aprovado em Conselho de Ministros (“CM”) um decreto-lei que vem dar início a uma nova regulamentação em sede das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscais relevantes, sendo extensível às obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem/incidem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Conforme comunicado do CM, este diploma tem como “objetivos essenciais promover a simplificação legislativa e conferir uma maior segurança jurídica aos contribuintes, consolidando e atualizando legislação dispersa relativa ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como harmonizando regras divergentes em matéria de conservação de documentos para efeitos de IVA, IRC e IRS”.

Prevê-se, portanto, uma alteração significativa ao nível dos procedimentos em apreço cuja implementação, ainda que não totalmente conhecida, será iniciada já em 2019 prolongando-se, à partida, durante 2020 e anos seguintes.

Faturas sem papel, faturas com um QR-Code e pré-preenchimento de declarações de IVA, são algumas das medidas que se pretendem implementar nos próximos anos, que têm também como objetivo o combate à fraude e evasão fiscais.

Contudo, os objetivos destas medidas não se esgotam nos já enunciados. Há um foco claro da Autoridade Tributária e Aduaneira (“AT”) na desburocratização administrativa e legislativa associada a estes temas, bem como um propósito de desmaterialização que possibilite uma redução da pegada ecológica, relacionada com o consumo de papel, e gastos com o arquivo físico da documentação.

Processos de mudança são muitas das vezes disruptivos e este não será à partida uma exceção. Na verdade, as alterações que se perspetivam irão romper com procedimentos e processos antigos, há muito enraizados no modus operandi dos consumidores finais e agentes económicos, sendo necessário que venha a ocorrer, por parte destes, uma mudança de paradigma e de postura perante esta nova realidade (mais digital), por forma a que se proceda a uma implementação rápida e eficiente destas novas medidas.

Trata-se também de um desafio para os vários stakeholders e contribuintes. Se para a AT o desafio está necessariamente na criação de medidas, processos, procedimentos e soluções de fácil aceitação e utilização generalizada/massiva por parte dos contribuintes, estes últimos (consumidores finais e empresas), terão o desafio de se adaptarem a estas novas realidades, sendo necessário, muito provavelmente, que alterem também os seus hábitos e procedimentos. A este nível, e no que respeita às empresas, estas terão necessariamente de alterar procedimentos internos na área administrativa e financeira, não só para que consigam acompanhar, lidar e cumprir com estas mudanças, mas também para poderem beneficiar de todas as vantagens, eficiências e sinergias que estas medidas vão certamente aportar aos processos de compliance contabilístico, fiscal e administrativo.