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O SVAT e os procedimentos contabilísticos para a geração do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade por programa de contabilidade

Existem cada vez mais empresas que revelam preocupação com a qualidade e conformidade do ficheiro SAF-T (PT) - Standard Audit File for Tax Purposes – com informação relativa à contabilidade gerado pelo respetivo programa de contabilidade (ou de gestão).

Este facto deve-se em parte por não ser exigido uma certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de programas de contabilidade, tal como já o é para os programas de faturação.

Recorde-se que os programas de contabilidade devem permitir a extração do ficheiro SAF-T (PT) com a qualidade e conformidade necessária para o futuro pré-preenchimento dos anexos da IES, ou seja de acordo com a estrutura de dados constantes da Portaria nº 302/2016, de 2 de dezembro (que teve como foco de alteração principal face à anterior Portaria a informação relativa à contabilidade).

A AT com a intenção de disponibilizar um serviço semelhante ao que já disponibilizava para os programas de faturação (com testes prévios para a sua certificação), através da Portaria nº 293/2017, de 2 de outubro, criou o Selo de Validação AT (SVAT), de forma a estabelecer regras de conformidade para os programas de contabilidade, relativamente à produção do ficheiro SAF-T (PT), com o objetivo de potenciar a qualidade desejada para o futuro pré-preenchimento dos anexos da IES.

Uma vez que o SVAT para os programas de contabilidade, não é obrigatório, tal como é a certificação dos programas de faturação, pode-se contar à data com apenas 7 programas de contabilidade registados com SVAT no portal da AT.

Os testes de conformidade que permitem a atribuição do SVAT destinam-se a avaliar se os processamentos dos registos contabilísticos são integrais e corretamente exportados para o ficheiro SAF-T (PT), sendo este gerado sem erros de estrutura e conteúdo.

A título exemplificativo vamos referir algumas das regras que devem ser seguidas pelos programas de contabilidade para a geração de um ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade e que mesmo sem o devido SVAT, podem permitir a geração de um SAF-T (PT) da contabilidade em conformidade:

  1. Deve ser garantido a exportação de todas as contas (da contabilidade geral) de acordo com o plano contabilístico usado, exceto as classes de contas. Adicionalmente, também devem ser exportadas as contas analíticas usadas pela empresa;
  2. Todas as contas (da contabilidade geral) devem ter uma taxonomia associada;
  3. O programa deve inibir movimentos ou lançamentos por contrapartida de contas de primeiro grau ou agregadoras;
  4. As contas de movimento (de pelo menos 3 dígitos) devem estar sempre associadas a uma conta agregadora, e não podem ser usadas como contas agregadoras;
  5. As contas de movimento devem ser mapeadas com contas que façam parte da sua estrutura hierárquica (por exemplo de grau imediatamente superior);
  6. O programa deve garantir lançamentos por partidas dobradas e não permitir movimentos não balanceados (tanto na contabilidade geral como analítica);
  7. O programa deve inibir a alteração e/ou eliminação de processamentos contabilísticos já efetuados sem gerar evidências;
  8. O programa deve produzir o balanço e a demonstração de resultados com taxonomias, e de acordo com as recomendações da AT, designadamente quanto aos saldos esperados para cada taxonomia, e respetiva apresentação dos saldos nas demonstrações financeiras (i.e. balanço e demonstração de resultados). Por exemplo:
    1. Contas com saldos esperados que possam ser tanto devedores como credores, devem ser apresentados em rubricas de balanço em função do saldo devedor ou credor. Por exemplo a conta de “Depósitos à ordem”, com saldo a débito, deverá ser apresentada no ativo em “Caixa e depósitos bancários”, e com saldo a crédito, deverá ser apresentada no passivo em “Financiamentos Obtidos”.
    2. Existem, contudo, contas que podem ter saldos esperados tanto devedores como credores, mas que devem ser apresentadas sempre na mesma posição de balanço, como por exemplo a conta de “resultados transitados”.
    3. Contas com saldos esperados que possam ser ou apenas a crédito ou débito (não podendo ter ambos). Por exemplo a conta “Caixa”, deve apresentar saldo a débito, e ser apresentada no ativo em “Caixa e depósitos bancários”
    4. O programa deve contudo permitir lançamentos contrários (por exemplo a crédito), numa conta, mesmo que esta deva apresentar um determinado saldo esperado no final do ano (por exemplo a débito)
  9. Os lançamentos contabilísticos devem ser efetuados por ordem cronológica, no prazo de 90 dias contados do último dia do mês a que as operações respeitam (sendo este facto de elevada relevância dado que com o SAF-T (PT) ficará evidente a data do documento e a data do registo contabilístico);
  10. O programa deve garantir informação de clientes e fornecedores com detalhe, sempre que necessário, dado a interligação entre as tabelas de dados mestres de clientes e fornecedores, e as tabelas de movimentos contabilísticos do ficheiro SAF-T (PT);
  11. No encerramento de contas, devem existir movimentos classificados como normais – “N” - como por exemplo o apuramento da estimativa de imposto, e movimentos classificados como de apuramento de resultados - “A” - como por exemplo de transferência de saldos da classe 6 e 7 para resultados antes de imposto;
  12. O programa deve inibir a alteração ou manipulação dos saldos de abertura do período anual de tributação;
  13. O ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade terá que conter todos os dados contabilísticos do período de tributação completo, o que também significa que numa mudança de programa a meio de um ano, implica a criação de todos os lançamentos no novo programa.

 

Com a verificação (e cumprimento) destas regras, as empresas poderão gerar um ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade em conformidade com as regras estatuídas.

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