Este facto deve-se em parte por não ser exigido uma certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de programas de contabilidade, tal como já o é para os programas de faturação.
Recorde-se que os programas de contabilidade devem permitir a extração do ficheiro SAF-T (PT) com a qualidade e conformidade necessária para o futuro pré-preenchimento dos anexos da IES, ou seja de acordo com a estrutura de dados constantes da Portaria nº 302/2016, de 2 de dezembro (que teve como foco de alteração principal face à anterior Portaria a informação relativa à contabilidade).
A AT com a intenção de disponibilizar um serviço semelhante ao que já disponibilizava para os programas de faturação (com testes prévios para a sua certificação), através da Portaria nº 293/2017, de 2 de outubro, criou o Selo de Validação AT (SVAT), de forma a estabelecer regras de conformidade para os programas de contabilidade, relativamente à produção do ficheiro SAF-T (PT), com o objetivo de potenciar a qualidade desejada para o futuro pré-preenchimento dos anexos da IES.
Uma vez que o SVAT para os programas de contabilidade, não é obrigatório, tal como é a certificação dos programas de faturação, pode-se contar à data com apenas 7 programas de contabilidade registados com SVAT no portal da AT.
Os testes de conformidade que permitem a atribuição do SVAT destinam-se a avaliar se os processamentos dos registos contabilísticos são integrais e corretamente exportados para o ficheiro SAF-T (PT), sendo este gerado sem erros de estrutura e conteúdo.
A título exemplificativo vamos referir algumas das regras que devem ser seguidas pelos programas de contabilidade para a geração de um ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade e que mesmo sem o devido SVAT, podem permitir a geração de um SAF-T (PT) da contabilidade em conformidade:
- Deve ser garantido a exportação de todas as contas (da contabilidade geral) de acordo com o plano contabilístico usado, exceto as classes de contas. Adicionalmente, também devem ser exportadas as contas analíticas usadas pela empresa;
- Todas as contas (da contabilidade geral) devem ter uma taxonomia associada;
- O programa deve inibir movimentos ou lançamentos por contrapartida de contas de primeiro grau ou agregadoras;
- As contas de movimento (de pelo menos 3 dígitos) devem estar sempre associadas a uma conta agregadora, e não podem ser usadas como contas agregadoras;
- As contas de movimento devem ser mapeadas com contas que façam parte da sua estrutura hierárquica (por exemplo de grau imediatamente superior);
- O programa deve garantir lançamentos por partidas dobradas e não permitir movimentos não balanceados (tanto na contabilidade geral como analítica);
- O programa deve inibir a alteração e/ou eliminação de processamentos contabilísticos já efetuados sem gerar evidências;
- O programa deve produzir o balanço e a demonstração de resultados com taxonomias, e de acordo com as recomendações da AT, designadamente quanto aos saldos esperados para cada taxonomia, e respetiva apresentação dos saldos nas demonstrações financeiras (i.e. balanço e demonstração de resultados). Por exemplo:
- Contas com saldos esperados que possam ser tanto devedores como credores, devem ser apresentados em rubricas de balanço em função do saldo devedor ou credor. Por exemplo a conta de “Depósitos à ordem”, com saldo a débito, deverá ser apresentada no ativo em “Caixa e depósitos bancários”, e com saldo a crédito, deverá ser apresentada no passivo em “Financiamentos Obtidos”.
- Existem, contudo, contas que podem ter saldos esperados tanto devedores como credores, mas que devem ser apresentadas sempre na mesma posição de balanço, como por exemplo a conta de “resultados transitados”.
- Contas com saldos esperados que possam ser ou apenas a crédito ou débito (não podendo ter ambos). Por exemplo a conta “Caixa”, deve apresentar saldo a débito, e ser apresentada no ativo em “Caixa e depósitos bancários”
- O programa deve contudo permitir lançamentos contrários (por exemplo a crédito), numa conta, mesmo que esta deva apresentar um determinado saldo esperado no final do ano (por exemplo a débito)
- Os lançamentos contabilísticos devem ser efetuados por ordem cronológica, no prazo de 90 dias contados do último dia do mês a que as operações respeitam (sendo este facto de elevada relevância dado que com o SAF-T (PT) ficará evidente a data do documento e a data do registo contabilístico);
- O programa deve garantir informação de clientes e fornecedores com detalhe, sempre que necessário, dado a interligação entre as tabelas de dados mestres de clientes e fornecedores, e as tabelas de movimentos contabilísticos do ficheiro SAF-T (PT);
- No encerramento de contas, devem existir movimentos classificados como normais – “N” - como por exemplo o apuramento da estimativa de imposto, e movimentos classificados como de apuramento de resultados - “A” - como por exemplo de transferência de saldos da classe 6 e 7 para resultados antes de imposto;
- O programa deve inibir a alteração ou manipulação dos saldos de abertura do período anual de tributação;
- O ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade terá que conter todos os dados contabilísticos do período de tributação completo, o que também significa que numa mudança de programa a meio de um ano, implica a criação de todos os lançamentos no novo programa.
Com a verificação (e cumprimento) destas regras, as empresas poderão gerar um ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade em conformidade com as regras estatuídas.
