Em Portugal, uma parte significativa dos organismos públicos está já obrigada à utilização e processamento de faturas eletrónicas. Contudo, e por via de sucessivos adiamentos, para o restante tecido empresarial, optar pela faturação eletrónica é apenas uma possibilidade. No entanto, e considerando que a faturação eletrónica nas operações intracomunitárias passará a ser exigida na União Europeia até 2028, é mais do que expectável que vários estados-membros alarguem esta obrigatoriedade a outros tipos de operação.
Uma implementação abrangente da Faturação Eletrónica requer uma avaliação rigorosa dos requisitos legais e uma coordenação sólida entre as várias entidades e processos corporativos. Residindo, o elemento-chave, na implementação de tecnologia robusta e versátil que consiga atender a todos os desafios existentes e futuros, assegurando não só a correta integração com os processos implementados, como o rigor no cumprimento das exigências regulatórias locais.
Sendo claro que esta implementação traz consigo desafios, as vantagens multiplicam-se e consubstanciam-se numa maior eficiência dos processos de faturação, acompanhados de um controlo mais rigoroso dos procedimentos de faturação e pagamentos, uma gestão de fluxo de caixa mais eficaz e um aumento dos controlos de segurança, mitigando nomeadamente o risco de fraude. No fundo, a Faturação Eletrónica, como um processo de transformação digital que é, deve ser vista como uma oportunidade para a alteração da prática, para a eliminação da redundância nos processos e para a minimização da intervenção humana.
Mais, a adoção da Faturação Eletrónica pelos sistemas convencionais não deve passar por uma implementação isolada, já que esta, quando conjugada com ferramentas de Inteligência Artificial (IA), permite alcançar outros níveis de automação e eficiência dos processos. Sendo amplamente conhecido que o potencial da IA vai muito além da simples automação e reconhecimento de padrões, ao associar a IA às fontes de dados corporativas (informação financeira, dados transacionais, entre outros), verifica-se um acréscimo de valor quando também se integra com informação fiscal (códigos tributários, diplomas legislativos, despachos, etc).
O ponto de viragem pode estar na atual capacidade de implementação de ferramentas de IA de processamento de linguagem natural, que atuam como uma ponte entre o utilizador e os diversos sistemas de informação e fontes de dados, oferecendo agilidade e dispensando o conhecimento técnico. Passando a ser possível dotar qualquer utilizador da capacidade de realizar pesquisas complexas a uma base de dados, com recurso único a linguagem natural – através de perguntas acerca da evolução de determinado KPI, por exemplo, ou mesmo pedidos de esclarecimento quanto à obrigação declarativa de determinada operação.
O potencial é de facto ilimitado e decorre da crescente necessidade de transição para o digital, esta necessidade que tem sido motivada por obrigações regulamentares, mas que devemos passar a assumir como uma oportunidade. Uma oportunidade para abraçarmos plenamente aquela que é já tecnologia do presente, enfrentando os desafios do mundo digital atual enquanto nos posicionamos para o sucesso no futuro.
