Ainda envia faturas em PDF por e-mail e chama-lhe faturação eletrónica? Saiba que não está sozinho. Durante anos, a digitalização das empresas limitou-se a substituir o papel físico por ficheiros PDF, criando o chamado “papel digital”. No entanto, este formato é considerado obsoleto e pouco eficiente, uma vez que os sistemas informáticos e de contabilidade não conseguem ler e interpretar automaticamente os seus dados.

A verdadeira faturação eletrónica utiliza formatos de dados estruturados (como os ficheiros XML ou Json) que permitem que os sistemas informáticos processem as faturas de forma automática, sem qualquer intervenção humana. Esta revolução tecnológica não serve apenas para cumprir a lei (já existe em muitos países). O objetivo real é tornar os processos financeiros muito mais rápidos, precisos e transparentes, reduzindo os custos de processamento e acelerando o pagamento entre empresas. Para os Estados, o acesso a estes dados digitais é uma ferramenta essencial para prevenir fraudes fiscais e aumentar as receitas.

Requisitos Legais em Portugal

Em Portugal, as regras têm sido implementadas de forma gradual para modernizar a economia. Os requisitos legais fundamentais a cumprir são:

• Software de faturação certificado: Qualquer fatura e outros documentos fiscalmente relevante (mesmo que a vá imprimir em papel) tem de ser emitida através de um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), ser capaz de assinar qualquer documento emitido através de uma chave privada própria do software e ter capacidade para gerar o SAF-T (PT). Além disso, todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevante têm de incluir obrigatoriamente na sua impressão um código QR e o código ATCUD (Código Único de Documento), que devem estar perfeitamente legíveis.
• Faturação ao Estado (B2G): As empresas que fornecem a Administração Pública têm de emitir faturas em formato eletrónico estruturado (CIUS‑PT), não sendo permitido o uso de papel ou PDFs simples. Esta obrigação já se aplica às grandes empresas desde 2021. As PME e microempresas estão dispensadas até ao final de 2026, mas a partir de 1 de janeiro de 2027 o formato CIUS‑PT passa a ser obrigatório para todos, sob pena de recusa de pagamento pelo Estado.
• Comunicação Mensal e Arquivo: Todos os meses, as empresas têm de enviar o ficheiro SAF-T (PT) de faturação à AT até ao 5.º dia do mês seguinte. Por fim, é obrigatório manter um arquivo digital das faturas eletrónicas.
• O Adeus ao PDF Simples: Atualmente, o envio de um PDF normal por e-mail ainda é legalmente aceite (tornado equivalente a fatura eletrónica até 31 de dezembro de 2026, com base na Lei do Orçamento de Estado de 2026). Contudo, as faturas em formato PDF simples só serão válidas fiscalmente até 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, a lei exige que o documento deva incluir obrigatoriamente uma assinatura eletrónica qualificada (que identifica quem assina) ou um selo eletrónico qualificado (que identifica a empresa emissora), entre outros formatos aceites pela Lei em vigor.

 

Uma Vantagem para o Futuro

O fim do “papel digital” e a transição para a análise de dados em tempo real são já uma realidade irreversível à escala global. Apostar numa solução de faturação eletrónica estruturada não é apenas cumprir com as exigências regulatórias em Portugal, é também criar uma vantagem competitiva que traz eficiência às empresas num mercado cada vez mais digital.