O Robotic Process Automation (RPA) é a automação de processos negócio, repetitivos e baseados em regras através de software que captura, interpreta e interage com um sistema informático. Estas automações, também conhecidas como “robots” têm a particular capacidade de executar tarefas rotineiras num menor espaço de tempo e, ainda, de trabalhar 24 horas por dia.
A maioria dos softwares que permitem a criação de robots permitem a utilização integrada de outro tipo de tecnologias, tais como Optical Character Recognition (OCR), por exemplo. O OCR possibilita que robots consigam reconhecer caracteres em documentos em formato digital. O uso destas ferramentas permite que dados sejam extraídos destes mesmos documentos ou de sistemas informáticos, trabalhados e inseridos automaticamente, permitindo a execução de tarefas que, de outra forma, necessitariam de interação humana.
De acordo com um estudo realizado pela EY, cerca de 60% dos processos de back-office de uma empresa podem ser automatizados. Na sua maioria, estes processos são caracterizados por um volume grande de dados, tarefas monótonas e que envolvem a interação com diferentes sistemas informáticos, o que os torna em perfeitos candidatos à automação.
Os setores de Retalho, Telecomunicações e Bancário possuem um grande número deste tipo de processos nas suas estruturas de back-office, que ao serem automatizados, podem resultar na redução de custos, no aumento de produtividade e, simultaneamente, na diminuição drástica da taxa de erro. Os colaboradores envolvidos nos processos a automatizar podem também ser realocados em outras áreas/processos de maior valor acrescentado. Maioritariamente, passa apenas a ser necessário colaboradores para supervisionar o processo, libertando os restantes.
Alguns exemplos de processos que podem ser alvo de RPA são: accounts payable, avaliação para cedência de crédito, geração de relatórios, abertura e fecho de contas, processos inerentes ao cálculo e apuramento do IVA ou relativos a recursos humanos e, ainda, atendimento ao cliente. Ainda que alguns destes processos já estejam a ser automatizados em algumas das empresas, continua a existir um elevado potencial de automação de processos.
No contexto atual, e face ao novo quadro de incentivos de recuperação da economia o investimento em RPA tem seguramente um business case com elevado valor para as empresas e pode ser o momento propício para encetar um programa desta natureza.
Existem três fatores chave na nossa opinião para uma implementação de RPA de sucesso:
- Adequação ou redesenho do próprio processo (simplificação / standarização)
- Gestão da mudança (ao nível de pessoas e comunicação com as mesmas);
- Adoção de ciclos de desenvolvimento Agile (com envolvimento direto dos principais stakeholders no desenho, teste e experimentação).
Tendo estes fatores em consideração, o RPA pode ser extremamente vantajoso para a redução de custos e aumento da qualidade de serviço nas empresas.
