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Novas realidades no processamento de faturas e arquivo – Dúvidas, desafios e benefícios

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro (“DL 28/2019”), procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA).

O referido diploma vem consolidar e atualizar diversa legislação dispersa relativa ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, harmonizando regras divergentes em matéria de conservação de documentos.

De facto, são criadas através do presente decreto-lei as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o desenvolvimento e a utilização pelas empresas de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização.

Uma dessas medidas consiste nas “Faturas sem papel”, prevendo-se assim a possibilidade de dispensa de impressão de faturas.

Contudo, são muitas as dúvidas sobre conceitos como “faturas sem papel” e “faturação eletrónica” que importa esclarecer.

A fatura eletrónica poderá entender-se como um documento comercial em todo semelhante a uma fatura tradicional, a qual foi desmaterializada, isto é, transmitida em formato eletrónico, com todos os dados relevantes. Nos termos do nº 10 do artigo 36º do Código do IVA e do artigo 12º e seguintes do DL 28/2019, estabelecem-se as condições necessárias para a emissão de faturas por via eletrónica, sendo de destacar: (i) a prévia aceitação por parte do destinatário; (ii) a garantia da autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

Neste sentido, o simples envio de uma fatura digitalizada em formato PDF não se subsume no conceito de faturação eletrónica prevista no DL 28/2019 se não forem asseguradas as condições referidas anteriormente.

Ainda que estejam pendentes de esclarecimento por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) alguns procedimentos para implementação de “Faturas sem papel”, a dispensa de impressão da fatura ou do seu envio em formato eletrónico passará a ocorrer quando o adquirente se tratar de um particular que forneça o seu número de identificação fiscal (“NIF”) e a entidade emitente, que emite a fatura, tenha optado pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas em tempo real à AT. Desta forma, desde que o consumidor aceite, as faturas deixam de ser impressas em papel e passam a poder ser emitidas por meio eletrónico (através de um programa informático certificado), sendo disponibilizadas no Portal da AT e enviadas pelo emitente por meio eletrónico.

“Faturação eletrónica” e “Faturas sem papel” são assim realidades diferentes, mas com um impacto relevante na vida das empresas, nomeadamente a redução da despesa associada à emissão das mesmas, o aumento da produtividade e eficiência administrativa e o rigor na transmissão dos dados. Estas vantagens, aliadas aos benefícios que resultam dos procedimentos de arquivo inerentes a cada tipologia de faturas (eletrónicas, sem papel e em papel – esta última com possibilidade de os documentos poderem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico), nomeadamente o acesso facilitado à documentação e poupança no espaço físico, resultam num novo paradigma dos processos administrativos e financeiros que terá um impacto considerável para as empresas e também para os consumidores finais.

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