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Condições e passos para a digitalização da função fiscal em Portugal – Legislação, serviços da Autoridade Tributária e sistemas de informação das organizações

Nunca, como agora, se discutiu tanto a necessidade da digitalização da função fiscal.

Também, nunca como agora existiu uma envolvente tão propensa ao seu desenvolvimento:

  • Em primeiro lugar, existe diversa legislação que não só impõe como incentiva o uso de tecnologia, garantindo simplificação da gestão dos processos de índole fiscal;
  • Em segundo lugar, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) tem vindo a disponibilizar serviços que permitem uma conexão digital e em tempo real com o contribuinte, capacitando a automatização do reporte fiscal;
  • Em terceiro lugar, tem vindo a ser observado uma maior sensibilidade para a importância da configuração dos ERPs (Enterprise Resource Planning) para processos de natureza fiscal.

Relativamente ao primeiro ponto, a nível legislativo, podemos observar, a título ilustrativo, a publicação no início do ano passado do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro que vem permitir:

  1. A dispensa de impressão de faturas em papel e a possibilidade de transmissão das mesmas por via eletrónica (v.g. e-mail) a clientes particulares, mediante certas condições;
  2. O uso da faturação eletrónica, desde que aceite pelo destinatário, utilizando, por exemplo, a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
  3. A utilização de arquivo eletrónico, para a conservação de documentos pelos prazos legalmente previstos;
  4. A inclusão no arquivo eletrónico, de documentos atualmente em formato papel, que após digitalização, podem ser arquivados em formato eletrónico.

Da implementação desta legislação, decorre a possibilidade de digitalizar grande parte dos processos fiscais inerentes às contas a receber e contas a pagar, potenciando benefícios nomeadamente:

  1. Redução de recursos (materiais e humanos) na contabilização de contas a pagar, usando para efeito a tecnologia avançada de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), que permite a digitalização e contabilização automática de faturas de fornecedores;
  2. Redução de custos de expedição por correio físico de faturas e aceleração de recebimentos de clientes nos processos de contas a receber, com a implementação da fatura sem papel ou eletrónica (com desenvolvimentos adicionais sobre os sistemas de faturação, caso estes ainda não se encontrem preparados);
  3. Redução de espaço e custos na gestão do arquivo físico, com a digitalização de documentos em formato de papel.

Relativamente ao segundo ponto, a AT tem também vindo a disponibilizar serviços que possibilitam a digitalização da função fiscal das organizações, de referir e a título ilustrativo, a disponibilização de declarações fiscais (Modelo 22, IES, declarações periódicas de IVA, pedidos de regularização de IVA, declarações mensais de imposto selo, comunicação de dados de faturas, declarações recapitulativas, declaração Modelo 30, entre outras), tanto em:

  1. Formato XML
  2. Como de comunicação por Webservices

Estes serviços permitem que, quer através do ERP, quer através da implementação de aplicações específicas conectadas com o ERP, se possa automatizar o preenchimento de declarações fiscais, e a respetiva comunicação com a AT, capacitando uma significativa redução de tempo e esforço de recursos humanos em atividades de reporte fiscal. 

Quanto ao terceiro ponto, e decorrente também do ponto anterior, as organizações têm sentido a necessidade de capacitar os ERPs para agregar e gerir o detalhe de informação necessária para o reporte fiscal, ou seja, que a partir dos dados aqui presentes, se possa de forma expedita realizar o cálculo e preenchimento das declarações fiscais.

Nesta medida, grande parte do trabalho humano de extração e tratamento de dados do ERP, efetuado em muitas organizações através de folhas de cálculo (v.g. Excel), pode ser eliminado passando-se para um estádio de digitalização onde a fonte primordial de dados para a função fiscal residiria no ERP.

Apesar das condições existentes, a implementação de iniciativas desta natureza não são exequíveis de serem realizadas de um dia para o outro, e nem existirá uma solução única que seja capaz de endereçar a totalidade dos desafios, garantindo benefícios imediatos.

O desenvolvimento da digitalização da função fiscal deve assim passar por:

  1. Avaliação do estado atual em que a organização se encontra ao nível de sistemas de informação (v.g. ERP) e de gestão dos processos da função fiscal;
  2. Identificação das iniciativas com base em novas tecnologias (v.g. robótica) ou desenvolvimentos incrementais sobre os sistemas de informação existentes que permitam ganhos em termos de valor (onde os benefícios sejam superiores aos investimentos). Um fator fundamental a considerar será a capacidade de identificar a necessidade do “novo”, sobre o “existente”, ou seja, como usar software já licenciado pela organização para desenvolver novas funcionalidades, reduzindo custos e tempo de implementação (v.g. para o arquivo eletrónico);
  3. Priorização da implementação das iniciativas. Um dos passos mais relevantes é a construção de um roadmap para garantir a adequação das soluções digitais na organização, com atenção particular para a gestão da mudança, e sempre que possível, usando previamente pilotos (i.e. fase de teste);
  4. Garantir um parceiro que garanta um apoio transversal, tanto a nível tecnológico, como de “negócio” (processos fiscais). Muitas organizações procuram parceiros que apenas implementam software, o que é na maioria dos casos contraproducente;
  5. Resistir à tentação de “comprar” a solução que “faz tudo”. De facto, é pouco provável que vá existir uma única solução que possa digitalizar e automatizar toda a função fiscal, independentemente do(s) ERP(s) utilizados, nível de detalhe de dados, número de empresas do grupo e processos usados na organização.

Tendo em atenção os fatores anteriormente referidos, as organizações devem-se sentir mais que preparadas para iniciar a jornada de digitalização da sua função fiscal.

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