A digitalização dos processos financeiros e fiscais tem vindo a ser, de alguns anos a esta parte, um dos hot topics dos departamentos financeiros das organizações. O contexto social e económico mais recente, em resultado da pandemia, veio reforçar a importância deste tema, nomeadamente pela necessidade de desmaterialização de processos da área financeira devido ao regime de teletrabalho e medidas de distanciamento social.
É evidente que a generalidade das organizações tem vindo a reduzir a sua atividade em resultado da recessão gerada pelo surto do vírus COVID-19, mas isso não significa que o investimento na transformação dos processos financeiros tenha abrandado. De facto, estudos recentes demonstram um considerável investimento na transformação digital nos últimos meses, bem como se perspetiva que este continue, de forma muito significativa, durante os próximos dois anos.
Uma das tecnologias que tem vindo a ganhar cada vez mais relevância na área financeira tem sido o OCR (Optical Character Recognition) que em Português pode ser traduzido como reconhecimento ótico de caracteres.
As vantagens do OCR ao serviço da área financeira e fiscal são diversas. Desde logo a automação na recolha e captura de dados de documentos (faturas, notas de encomenda, etc) que com OCR se traduzem num processo extremamente rápido e eficiente, com uma redução significativa da intervenção humana naquelas que eram as tarefas de processamento e revisão. Aliado ao tratamento automático dos dados, o erro na captura dos mesmos é reduzido significativamente, o que se traduz numa melhoria da qualidade dos dados finais, nomeadamente em processos relativos à contabilização de documentos. A escalabilidade é outra das vantagens desta tecnologia que permite acomodar o processamento de grandes volumes de documentação num reduzido espaço de tempo, permitindo às organizações gerir com relativa facilidade o crescimento do volume documental, bem como assegurar um processamento mais célere da documentação e, assim, gerir de forma tempestiva os ciclos de fecho, reporte financeiro, preparação e cumprimento das obrigações fiscais.
Se a estas vantagens adicionarmos a sustentabilidade que esta solução permite por via da redução do uso de papel e consequente diminuição de gastos e espaço físico com a gestão do arquivo, e o potencial de uma maior eficácia e rapidez no processamento na sequência da introdução do Código de Barras Bidimensional (Código QR que irá integrar todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes a partir de 1 de janeiro de 2022), esta é sem dúvida uma tecnologia com enorme potencial na transformação da função financeira e fiscal, permitindo libertar recursos para tarefas de maior valor acrescentado.
A solução de OCR conjugada com outras tecnologias como RPA (Robot Process Automation), pode alavancar e acelerar ainda mais a transformação de processos na área financeira e fiscal e, portanto, devem ser consideradas na estratégia de transformação digital das organizações como forma de potenciar os resultados dessa transformação.
